Глеб архангельскийтайм-драйв. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» - Глеб Архангельский Глеб архангельский тайм драйв как успевать
Всем привет!
Недавно я прочитал книгу о тайм-менеджменте Глеба Архангельского под названием «Тайм-драйв».
Суровый тайм-менеджмент Глеба Архангельского
№1. Время - это наш капитал
В области времени нет миллионеров. Если взять за среднюю продолжительность жизни 75 лет, то получится, что у каждого из нас есть 600 тысяч часов.
Но треть жизни мы спим и первые 3-4 года совсем не помним. Остаётся 400 тысяч часов.
Одни люди расходуют это время эффективно и становятся успешными. Такие, как Билл Гейтс, Ричард Брэнсон и Уоррен Баффет. Другие тратят свои лучшие годы на безделье, а потом умирают в нищете.
Чтобы добиться чего-то в жизни, нужно научиться управлять самым ценным ресурсом в нашей жизни - временем.
№2. Отдых
Ощущали ли вы себя усталым и измотанным после долгого рабочего дня? Если да, то вы не одиноки. С этой проблемой сталкиваются миллионы людей по всему миру. Японцы даже придумали слово «кароши», которое обозначает смерть от напряжения на работе.
Техника SMART
SMART - это техника для постановки целей.
Расшифровывается как - specific, measurable, achievable, realistic and time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные ко времени.
Примеры неправильных целей - стать богатым, похудеть, накачать пресс.
Примеры целей, составленных с помощью техники SMART - накопить 10 миллионов рублей к 1 января 2025 года, похудеть на 3 килограмма к 1 июля, накачать 6 кубиков к 1 августа.
Мы сделали эти цели конкретными, достижимыми и реалистичными, а также указали сроки достижения.
№5. Рабочий день
Вчера - рано. Завтра - поздно. Сегодня - некогда.
Вы уже поставили цели с помощью техники SMART? Напишите в комментариях, какие.
Если не достигать цели, то толку от них мало. Поэтому перейдём к планированию. Рассмотрим, .
План должен быть
На бумаге или в телефоне, но не в голове. Если вы будете держать его в голове, то либо забудете половину пунктов, либо вспомните о них в конце дня. Нужно завести дневник планирования или скачать приложение AnyDo на смартфон.
Планировать день можно утром или вечером. Я предпочитаю делать это перед сном, потому что люблю просыпаться, зная, что буду делать сегодня. Выберите для себя лучший вариант.
Планирование дня занимает 5-10 минут. Зато какая экономия времени! Брайан Трейси в своей книге «Выйди из зоны комфорта» говорит:
Каждая минут планирования - 5 минут сэкономленных во время работы.
Запишите на листе бумаги все дела, которые хотите выполнить завтра. Напротив них поставьте букву A, B, C, D или E.
A - важные и срочные дела. Их нужно выполнить сегодня же.
B - важные, но не срочные дела. К ним нужно приступать после выполнения дел с грифом A. Пример таких дел - чтение книг, занятия спортом, изучение иностранных языков.
C - эти дела хорошо было бы сделать. Но если вы их не сделаете, ничего плохого не случится. Если вы сегодня не купите носки, то сможете купить их завтра.
D - дела, которые можно поручить другим.
E - неважные дела, которые попусту тратят время. Например, компьютерные игры и соцсети. У меня - это чтение научной фантастики и фэнтези. Книги очень интересные, но время пожирают сильно. Прям как лангольеры.
Лангольеры - пожиратели времени
В конце дня оценивайте, как вы его провели по 10-балльной шкале. Пишите, что можно было сделать лучше. Также записывайте идеи, пришедшие за день.
Пример записи в дневнике дел
Ставьте цели в соответствии с техникой SMART.
Нет Да
Учить иностранные слова Потренировать 10 новых слов в Lingualeo
Позвонить 3 клиентам Позвонить 3 клиентам и попросить их о встрече
Заплатить за ЖКХ Оплатить ЖКХ, когда буду проходить рядом с банком
№6.
Как запланировать день - понятно. А что делать с планированием недели, месяца и года? Давайте разбираться.
Техника «День — Неделя — Год»
У вас должно быть три типа планов:
- План на день.
- На неделю.
- На год.
Как с ними работать?
- Поставьте цели на год.
- Когда будете ставить цели на неделю, посмотрите цели на год и подумайте, какие из них начнёте выполнять в следующие 7 дней.
- Когда будете планировать день, посмотрите план на неделю и решите, что начнёте делать завтра.
Как контролировать рутинные дела
Делать зарядку, убираться на рабочем столе, оплачивать счета - эти дела нужно делать регулярно.
Чтобы контролировать их выполнение составьте такую таблицу. Если вы выполните задачу, поставьте галочку. Если нет - минус.
Когда в какой-то строке накопится слишком много минусов - вы поймёте, что надо что-то менять.
Как определять бюджет времени на задачу
Когда вы научитесь определять время, необходимое для выполнения крупных задач, станете мастером планирования.
Допустим, вы пишите книгу. Её нужно отослать издательству через 130 дней. В книге будет 240 страниц. Значит, каждый день вам нужно писать по 2 страницы. На это уйдёт от 30 минут до 2 часов в день.
Получается, что каждый день вы должны уделять 1 час написанию книги.
Вот алгоритм, который поможет вам определять бюджет времени:
- Определите объём работы (240 страниц).
- Определите срок выполнения (130 дней).
- Выясните производительность труда (2 страницы в час).
- Посчитайте, сколько времени необходимо каждый день.
Отслеживать выполнение задачи можете с помощью таблицы из предыдущего параграфа.
№7. Приоритеты
Главный принцип тайм-менеджмента - тратить время на главное.
Как определить это главное? В школах и университетах такому не учат. Там обязательная программа для всех. Никому не интересно, что одни предметы важнее для вас, чем другие. Приходится учить всё.
Первый шаг к расстановке приоритетов - выкинуть из жизни ненужные дела. Например, друг просит вас устроить его к себе на работу. Вам без разницы, будет он работать там или нет.
Но соглашаетесь помочь. И приходится тратить время, чтобы поговорить с начальником, выставить друга в лучшем свете, а потом ещё помогать ему освоиться на рабочем месте.
Сколько часов можно так потратить на достижение чужих целей? Не один. Поэтому нужно научиться говорить «Нет».
6 способов говорить «Нет» людям
- Не оправдываться. Скажите «Нет, потому что не хочу». На такой ответ трудно что-то возразить. А вот при ответе «Нет, потому что некогда» вас могут спросить: «А когда появится время?»
- Аргументировать ответ. Если ответ «потому что не хочу» кажется для вас слишком грубым, используйте сильные аргументы. К примеру: «Я не могу устроить тебя на работу, потому что ты не справишься».
- Хитрость. «Я не смогу довезти тебя до вокзала, потому что в 18:00 у меня тренировка». Хотя на самом деле её может не быть. Но лучше, чтобы была, ведь легко попасться на обмане.
- Дать надежду. «Я не уверен, что тебя возьмут, но попробую поговорить с начальником». Будьте осторожны с этим способом - человек может принять это за обещание, а потом обидеться.
- Сделать желаемое непривлекательным. «Я с удовольствием отвезу тебя. Только после этого тебе придётся подождать меня пару часиков».
- Другой путь. «Знаешь, эта работа не так хороша, как кажется. Лучше вот сходи к … и попроси его устроить тебя. Там платят побольше».
Секрет избавления от ненужных дел
Откройте свой план на день и перечитайте все дела. Напишите, для какой цели нужно каждое из них. Если нашлись задачи, которые вы выполняете по привычке - уберите их. Сэкономите время.
У меня таким делом было чтение фантастики и фэнтези. Были интересные и поучительные книги - «Хроники Нарнии», «Властелин колец». А были вредные - «Игра престолов».
Всё о покупке времени
Ещё один способ сэкономить время - поручить задачи другим людям за деньги. К примеру, вместо того чтобы убираться дома самому, можно нанять домработницу. Или можно не садить огород, а покупать овощи зимой на рынке.
В сэкономленное время можно заняться более важными делами - работой, бизнесом, семьёй.
Как определить приоритетность задачи
- Возьмите список задач.
- Напишите критерии оценки их приоритетности.
- Оцените задачи по критериям.
- Выберите задачу, набравшую больше всего баллов.
Рассмотрим пример.
Нам нужно выбрать квартиру. Есть 3 варианта - однокомнатная в центре города, трёхкомнатная в пригороде, двухкомнатная в спальном районе. Стоят они одинаково 2 миллиона 400 тысяч рублей.
Критерии будут следующие:
- Количество комнат. Максимум 5 баллов.
- Близость к центру. Так как этот показатель нам не так важен, то максимально можно поставить 3 балла.
- Интерьер. 5 баллов.
Квартира в центре - 2 + 3 + 5 = 10 баллов.
В спальном районе - 3,5 + 2 + 4 = 9,5 баллов.
В пригороде - 5 + 1 + 5 = 11 баллов.
Получилось, что лучший вариант - трёхкомнатная квартира в пригороде.
№8. Информация. Как справиться с творческим хаосом
На дворе - информационная эпоха. Чтобы не попасть в ряды отстающих, нужно уметь работать с большими объёмами информации.
Допустим, вы работаете копирайтером. Ваш коллега читает 30 книг в год. Вы - ноль. Кто будет успешнее? Правильно, не вы.
Давайте поговорим о том, как эффективно работать с информацией.
- Читайте. Если вы раньше не читали, начните с этого дня. Билл Гейтс читает 50 книг в год. Марк Цукерберг - одну книгу в неделю. И они миллиардеры.
- Выписывайте интересные мысли. Лучше сразу во время чтения, потому что потом вам будет лень просматривать книгу сначала.
- Применяйте советы на практике. Прочитали страницу - применили - перешли к следующей. Если вы не будете применять, то чтение не принесёт пользы, так как «потребление информации - путь в никуда» (Андрей Парабеллум). Вы станете как тот парень, который «сотни книг прочёл, но ни в одну не вник».
- Не читайте всё. Писатели любят заимствовать идеи у других авторов. Многие книги о саморазвитии - это пересказ чужих мыслей. Что-то новое встречается редко. Ваша цель - быстро просмотреть книгу и прочитать внимательно только те главы, в которых есть что-то новое.
Телевизор - в топку
Что показывают по телевизору? 5 стандартных сюжетов:
- Терракты.
- Убийства.
- Коррупция.
- Фразы: «Мы всех накажем». Террористов или коррупционеров.
- «Всё будет хорошо». Санкции - не помеха. Пробьёмся.
Зачем вам накачиваться отрицательной энергией? Перестаньте смотреть телевизор. Если случится что-то действительно важное, вам сообщат друзья или родственники, которые смотрят его.
Соцсети - туда же
С сообщениями поступайте следующим образом - уделяйте 10-15 минут в день на их прочтение.
Ведите дневник идей
Заведите блокнот, в который будет записывать все мысли, посетившие вас за день. Возьмите за привычку «выжимать» из себя 2 идеи ежедневно.
№9. Поглотители времени
У среднестатистического человека есть 200-400 тысяч часов жизни. Значительную часть из них мы тратим на хронофаги - занятия, которые поглощают наше время.
Как с ними справиться
Таким образом можно сэкономить минимум 1-2 часа времени. Я уже нашёл, на чём могу сэкономить - на чтении интересных статей в Интернете.
Как использовать время в дороге
- Читайте книги.
- Слушайте аудиокниги.
- Переписывайтесь с клиентами в соцсетях.
- Отдыхайте.
- Учите иностранные слова с помощью приложения Lingualeo.
№10. Идеология тайм-менеджмента Глеба Архангельского - 7 принципов
- Жизнь дана один раз. Поэтому не надо растрачивать её попусту.
- Время - ценный ресурс. У всех людей его примерно одинаково, от 200 до 400 тысяч часов.
- Время и поступки человека - необратимы. Их нельзя вернуть обратно.
- Человек свободен менять мир. Неважно, родились ли вы в семье миллионера или в заброшенной деревушке. Если у вас есть сила воли, то вы можете это исправить.
- Человек ответственен за свои поступки. Он отвечает за то, как тратит время и где находится на лестнице успеха.
- Нужно постоянно развиваться. Во всех направлениях.
- Надо проповедовать тайм-менеджмент другим. Чтобы окружающие люди не разбазаривали свой самый ценный ресурс, а шли по пути к целям.
Вот и всё. Это было краткое содержание «Тайм-драйва» - лучшей русскоязычной книге о тайм-менеджменте от Глеба Архангельского.
Некоторые моменты я пропустил, некоторые - добавил от себя. Получилось, что получилось.
Пишите в комментариях, понравилась ли вам статья и стоит ли писать ещё краткие содержание .
До встречи!
Ваш Шаполов Алексей
Честно говоря, я очень не люблю подобные книги. Мы все, беря в руки нечто self-help, надеемся, что наша жизнь станет лучше. Что мы найдем ключик, и у нас получится то, что не получалось. И в 99 процентах случаев оказывается, что это неправда.
Я прочла очень много книг о тайм менеджменте. По той простой причине, что я много учусь и работаю, у меня целая куча хобби, и я хочу работать и учиться эффективно, при этом преуспевать в радостях жизни и не походить на загнанную лошадку. Честно скажу: ни одна, ни одна не сработала. Либо книга не подходила лично мне, либо просто не получалось. Многие идеи вызывали отторжение, раздражение, ненависть (да, и такое). Я хотела чувствовать себя комфортно, а не находиться в постоянном стрессе от переделывания себя.
Более или менее внесла ясность в свое время идея flylady, но она больше заточена под домохозяек с детьми. Конечно, флайледевские универсальные системы можно применить где угодно, в том числе в работе и в учебе, но именно там они у меня не прижились. Детей нет и не планируется, жилище маленькое, кушаем мы вдвоем мало, так что вопроса "как успеть все сделать по дому" у меня не стоит. А посему надо искать что-то еще.
Сказать, что идеи не новы - это значит ничего не сказать. Мне кажется, с учетом опыта прошедших лет, совершенных технологий планировщиков, напоминалок, различных сервисов что-то новое придумать просто нереально. Но это очень простая, лаконичная и добрая книга раскрыла мне глаза. Я не берусь точно сказать, как это произошло:)
И что меня больше всего зацепило. Мы стремимся к материальным благам, высокой должности на работе. Никто не отрицает важности денег. Как говорил Роберт Кийосаки, о неважности денег рассуждает лишь тот, кто никогда не испытывал в них недостатка. Но Глеб предлагает вот какой тест. Что бы мы написали на своем надгробии?
"Саша Иванова, продвинула пять сайтов в топ Яндекса..."
Нет, что-то не то.
"Саша Иванова, сбросила пятнадцать килограммов..."
Стоп!
"Саша Иванова, насобирала на квартиру..."
СТОП, я сказала!
Чего я хочу на самом деле добиться в жизни? Достигнуть высокого уровня исполнения в академическом вокале, выступать? Да. Закончить свою книгу и напечатать ее? Да.
Я не отрицаю важность сброса лишнего веса или SEO. Нет. Но что важно именно для меня, что на первом месте у меня - вот отправная точка.
Разве я не знала об этом? Да знала конечно. Но блин, почему это все увязалось именно с тайм-менеджментом только сейчас? А черт его знает. Почему я только сейчас испытала такие эмоции? Наверное, автор очень расчетлив:)
Anyway, изменения есть уже сейчас и сегодня. И я чувствую комфорт и легкость. Не надеялась уже, что такое возможно от self-help book. Но сюрпризы принимаю с благодарностью. Так-то.
Отзывы (46)
Все гениальное просто или о пользе мехмата
Книгу покупала с некоей долей скептицизма, ибо прочла много западных опусов в оригинале на данную тему, а также всевозможных советов отечественных авторов, попадающих ко мне по различным дайджестовым подпискам на тему, что успевать жить поможет дорогое мироздание, стоит только поставить на письменном столе песочные часы и сплести из пакли славянскую куклу-филипповку, которая немедленно начнет выполнят функции секретаря-референта.
Скажу сразу, ничего нового автор не говорит, все мы приблизительно также и делаем, как прописано в советах данной книги. НО огромная заслуга автора заключается в обобщении и систематизации всех эти разрозненных приемов, которые в конечном счете позволяют читателю сформировать целую систему управлением времени.
Ценна также аргументация, которая позволяет использовать все предложенные способы осмысленно, то есть эффективно.
Очень радует, что нет привязки к каким-то конкретным инструментам, ежедневникам особого толка, программам и пр и др. Главное уловить суть, а далее автор делится примерами, у кого под рукой были картонки, у кого айфон. Хоть в скале вырубай напоминалки сущность от этого не изменяется.
Так что книга полезная, достаточно краткая, все написано по делу, приносит пользу и не вызывает сожаления о потраченных деньгах и времени.
Для меня планировать всю жизнь – скучновато. Но в этой книге есть кое-что важное и для моего мировосприятия: ОСВОБОЖДАТЬ свою жизнь от всего ненужного и попусту отнимающего время. И тратить освободившееся время на «родные» (какое верное слово) для себя цели, заниматься тем, что нравится! Это проще сказать, чем сделать. Но книжка просто под завязку набита опытом менеджеров, которые блестяще владеют навыками управления временем. У кого же учиться, как не у них... Не каждый сможет жить в ритме, предложенном автором, но подчерпнуть что-то полезное из книги смогут многие.
В первую очередь хотелось бы отметить структурированность материала, выделение в конце главы основных тезисов и графическое отображение данных – очень удобно и позволяет лучше воспринимать материал. Эпиграфы к главам тоже радуют. Примеры из практики являются хорошим подкреплением теории.
Образные сравнения («лягушки», «слоны», «метод швейцарского сыра») хорошо запоминаются, вносят элемент юмора и легко всплывают в памяти, при этом не забывается, что они означают.
Вообще, идея грамотного распределения времени актуальна и важна, с этим не поспоришь. Приятно осознавать, что некоторые вещи, описываемые в книге, ты уже делал и до этого, значит – не совсем пропащий для тайм-менеджмента человек.
Но применять все техники довольно сложно, например, у меня создалось впечатление, что проведение хронометража в течение 2 недель займёт уйму времени и сил, будет постоянно отвлекать. Хотя конечно ясно, что все эти старания нацелены на результат. Но человеческая лень – ужасное свойство, с которым очень тяжело бороться, в пору создавать лень-менеджмент. «Правила творческой лени» тоже очень оригинальны.
Основной минус, который я для себя выделила – опасность того, что в постоянном контроле за временем человек может просто потерять способность расслабиться, не думать о каждой минуте и соответствии графику и плану.
Ещё создаётся впечатление, что книгу нужно читать не всю сразу, а постепенно. Прочитать часть – внедрить эти методики, привыкнуть к ним, прочитать ещё – ещё внедрить. Кстати, слышала такое мнение и от знакомых.
В целом же, книга очень полезна, практична и при грамотном применении всех техник должна привести каждого к видимым результатам.
Тем, кто тонет в повседневной рутине, у кого падает самооценка из-за того, что куча вопросов так и остается нерешенными, сроки срываются, обещания сделать что-то не выполняются, книга позволит не только разгрести завалы, стать более организованным, научиться ценить свое и чужое время. Что еще важнее, автор призывает задуматься над тем, а нужно ли пытаться все успеть, ваши ли цели вы преследуете – возможно, в ущерб своим увлечениям, общению с друзьями и близкими, отдыху и здоровому сну, наконец. Чего вы хотите от жизни, к чему стремитесь, каковы ваши истинные ценности – на все эти вопросы очень непросто отвечать даже самому себе, но без познания себя не выбраться из круговорота суеты, отвлечений и соблазнов, навязываемых целей. Автор предлагает приемы не только для более эффективной организации повседневной работы, но и для освоения навыков самонаблюдения, самоанализа, осознанного проживания жизни.
Без ответов на важные вопросы о системе ценностей, о глобальных целях и смысле жизни приемы планирования времени лишены смысла – здорово, что автор без лишнего пафоса, спокойно, но убедительно доносит эту мысль.
Ещё 5 отзывов
Тайм драйв Глеб Архангельский, как успевать жить и работать.
Знание секретов тайм-менеджмента поможет вам найти время не только на то, что важно, но и на то, что доставляет удовольствие.
До конца жизни нам осталось примерно 200–400 тысяч часов, говорит ведущий российский эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, и наша задача – распорядиться этим временем с умом.
Время необходимо найти не только на зарабатывание денег, но и на семью, друзей, отдых, чтение книг и тысячи других занятий. Большинство людей не задумываются о том, что время, в отличие от денег, – ресурс невосполнимый, и продолжают бесшабашно его транжирить.
Автор в доступной форме знакомит читателя с секретами тайм-менеджмента, или техники управления личным временем. Сильные стороны книги – это возможность применить ее рекомендации на деле прямо сегодня, четкая структура изложения, а также многочисленные обращения автора к примерам из российской истории и современной деловой жизни.
Архангельский подсказывает простые решения проблемы нехватки времени, над которой многие читатели наверняка ломают голову уже давно. Впрочем, следует отметить, что большинство представленных в книге рекомендаций хорошо известно в деловой литературе.
Из краткого содержания книги вы узнаете:
- Что такое управление временем и для чего оно нужно
- Какие приемы и методы помогают экономить или эффективнее использовать время
- Что такое “поглотители времени” и как с ними бороться
Основные идеи
- Приемы и методы тайм-менеджмента позволяют человеку находить время на самые важные и интересные дела в его жизни.
- Настроиться на работу помогает использование психологических “якорей”.
- Выполнение неприятной или масштабной работы облегчают методы “съедения лягушки” и “съедения слона”.
- Планируйте свое рабочее время, включая в план и периоды отдыха.
- Если перед вами стоит сразу несколько задач, выбирайте самую приоритетную. При этом опирайтесь не на интуицию, а на критерии важности.
- Умение вовремя сказать “нет” экономит время и силы.
- Перед тем как приступить к рутинной или не требующей высокой квалификации работе, подумайте, нельзя ли ее перепоручить другим людям.
- Когда на вашем столе накопится слишком много неразобранных материалов, рассортируйте их методом вычленения отдельных типов документов.
- Продумайте тактику борьбы с основными “поглотителями времени”; утечки времени оценивайте с помощью ежедневного хронометража своих действий.
- Ценность навыков по управлению временем руководителю лучше всего показывать на личном примере.
Краткое содержание Тайм драйв Глеб Архангельский
Что такое тайм-менеджмент
Когда к человеку приходит понимание того, сколько времени ему осталось на активную жизнь, он начинает всерьез беспокоиться о максимально полезном расходовании этого времени.
После того, как он привыкает вдумчиво и кропотливо планировать рабочий день, неделю, месяц, часто обнаруживается, что у него появилось намного больше, чем раньше, времени на отдых, “творческую лень” и спокойные размышления о чем угодно.
Управление личным временем – это не разновидность крохоборства и скупости, как может кому-то показаться, а уникальная возможность высвободить время не только на самые важные, но и на самые приятные дела, чтобы жить в соответствии с личными ценностями и приоритетами.
Иными словами, тайм-менеджмент – это один из путей к свободному и гармоничному существованию.
Самомотивация
Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бессознательную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна.
Один из этих приемов – использование психологических “якорей”, то есть целенаправленное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в сопровождении определенной мелодии, то ее прослушивание само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад.
Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с психологическими “якорями” следует аккуратно, так как сформированные ими ассоциации могут распадаться.
“В области времени нет миллионеров… Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть”.
Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует значительных усилий. Используйте в этом случае “метод швейцарского сыра”.
Представьте, что стоящая перед вами задача – это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы.
Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя – скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета.
Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач – “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы – это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть.
После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.
“«Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь”.
Другой вариант этого метода – “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее масштабности, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному.
Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение определенного их количества – например, приятную покупку.
Представление времени в виде таблицы – эффективное средство тайм-менеджмента, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.
“Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении”.
Тайм-менеджмент в офисе
Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию предварительно просчитать все действия.
Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непредвиденные временные траты, как автомобильные пробки или организационные просчеты.
Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а предварительная схема, которую нужно корректировать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непредвиденных мелочей.
Продумайте свои действия на этот случай и застрахуйтесь от неожиданностей – например, собирая максимум дополнительной информации о запланированных мероприятиях.
“Очень многие люди на постсоветском пространстве не управляют своей жизнью, а плывут по течению”.
Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.
Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, используемую в качестве закладки в ежедневнике, – “стратегическую картонку”. Выполнение запланированных действий такого рода зависит от появления удобного момента.
Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.
“Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя настоящие успешные люди начинали свой путь к успеху вовсе не с покупки пиджака от Армани”.
При планировании дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто задумывается. Это отдых для восстановления сил. Бессистемное переключение внимания не помогает расслабиться – отдых должен быть регулярным и запланированным.
Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.
Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь сосредоточиться, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.
Это можно сделать в кабинете, пустой переговорной комнате или автомобиле. Короткий послеобеденный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.
“Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел”.
Искусство расставлять приоритеты
Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все второстепенные задачи откладывать на потом имеет колоссальную важность не только для работы, но и для жизни в целом.
Самая распространенная причина неудач – наше естественное желание получить все и сразу. Выбор приоритетного в данный момент дела – суть тайм-менеджмента.
Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сформулировать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее).
Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.
“В любом случае, с вечера или с утра планировался день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств”.
Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют первостепенную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь.
Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, второстепенных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:
- Вежливый и убедительный отказ. Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя отказываться от выполнения дел, не согласующихся с вашими приоритетными целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте правдоподобную причину. Если позволяют обстоятельства, попробуйте привести логическую аргументацию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.
- “Здоровый пофигизм”. В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением поставленной задачи – завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.
- Делегирование работы. Перед выполнением рутинной (или неквалифицированной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих профессиональные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необходимости напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.
“Если ваши планы и договоренности подтверждены электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще”.
Как победить хаос
Одна из основных причин утечки драгоценного времени – присутствие вокруг нас толщи информационного мусора, сквозь который приходится продираться к действительно важной информации.
Научитесь организовывать оперативный доступ к нужным сведениям и не загромождайте голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непросмотренных документов, непрочитанных писем и так далее, примените метод “ограниченного хаоса”.
Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем производится сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).
Затем выделяем следующий массив документации – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше изначального следования определенным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дублированию папок и еще большему хаосу.
“Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него”.
“Поглотители времени”
Один из главных источников информационного мусора в жизни человека – это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно проанализируйте свое желание регулярно смотреть выпуски новостей.
Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения?
Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт дистанционного управления, чтобы не провоцировать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы.
Смотрите телевизор выборочно и целенаправленно: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на какой-нибудь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.
“Один из самых типичных поглотителей времени – общественный транспорт или автомобиль”.
Победа в борьбе с такого рода “поглотителями времени” требует систематического подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела.
Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5–10 минут).
Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2–3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени.
Внимательный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе.
Сравните время, затраченное на приоритетные и важные дела, со временем, отнятым “поглотителями”. Когда у вас появятся количественные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “поглотителей”.
“Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ «напрягом», потому что это давным-давно вошло в привычку… То же самое в управлении личным временем – лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно”.
Благодаря ежедневному хронометражу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы.
Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным – например, чтением книг, прослушиванием аудиозаписей или изучением иностранных языков.
Наконец, когда вы едете в общественном транспорте, просто расслабьтесь и постарайтесь хорошо отдохнуть – это будет не менее эффективным использованием времени, чем чтение книги.
“Представьте, что какой-то человек прогуливается по кладбищу. Остановится ли он у вашей могилы, заинтересуется ли надписью на ней?”
В тайм-менеджменте – как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени.
Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним информационным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной корреспонденции и так далее).
Еженедельно опробуйте какую-нибудь новую методику управления временем – например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дисциплинарную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не отвлекайтесь от дел.
Культура управления временем
Хотя все мы знаем, что время – это деньги, потеря денег воспринимается нами намного болезненнее, чем потеря времени. Индивидуальные усилия по экономии личного времени часто разбиваются о стену коллективного безразличия.
Идеология тайм-менеджмента должна быть сегодня встроена в корпоративную культуру любой организации. Самый простой способ пробудить интерес руководства компании к внедрению его принципов – это подсчет финансового ущерба от непродуктивно затрачиваемого времени в масштабах одного подразделения или всей организации.
Пусть подчиненные убедятся на примере своего начальника, что бороться за время нужно не менее ожесточенно, чем за деньги. Руководитель должен показать на деле, что ценит время своих подчиненных.
Очевидное преимущество тайм-менеджмента состоит в том, что вряд ли найдется хоть один человек, который согласится спокойно смотреть, как бессмысленно утекает его жизнь. Чаще всего людям достаточно лишь подсказать, что надо делать для экономии времени.